Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

Как работает статистка сообщений?

Разработчики данной статистики сделали очень правильно, они создали плагины для всех популярных браузеров. В итоге стало очень удобно устанавливать и смотреть результаты, раньше это занятие могло занять много времени, нужно было искать скрипт, запускать его в браузере и надеяться, что ты сделал все правильно. Также теперь можно не беспокоиться за безопасность своей странички, плагины для браузеров проходят проверку при добавлении в магазин, поэтому вы можете не переживать и не бояться подцепить вирусы!

Установка плагина в Google Chrome

Сейчас я на примере Google Chrome покажу, как легко установить и настроить статистику сообщений.

Если в первом случаи мы могли видеть обычную таблицу с данными, то теперь есть вариант построить диаграмму или график по нашим данным.

А также, в правом вернем углу можно включить режим визуализации вашей активности, а данном режиме вы наглядно увидите в каком году и с кем вы больше всего общались, очень красивое зрелище, когда между аватарками ваших друзей будут летать сообщения, которые вы им отправляли. На скриншоте выглядит странно, но я обязательно сниму видео, чтобы вам было более понятно.

Установка плагина для Opera и Firefox

Если у вас нету Google Chrome не расстраивайтесь, для Opera и Firefox есть аналогичные плагины, установка и настройка также не отличается. Ссылки на них приведены ниже.

Этот способ является самым удобным и полностью автоматическим, Вам нужно всего лишь установить расширение на нажать одну кнопку. Если вдруг Вы пользуетесь Яндекс.Браузером или Mozilla Firefox, то у Вас есть также возможность скачать это расширение.

Автоматизируйте обновление регулярных отчётов

Когда ваши отчёты станут обновляться в считаные минуты, высвободится масса дополнительного времени. Это время можно использовать для своего профессионального развития, а можно взять на себя дополнительную функциональность, что позволит обоснованно попросить повышения.

В Excel есть множество инструментов, которые помогут автоматизировать отчёты:

  • настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовём этот лист «Source»;
  • создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;
  • формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;
  • сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.

Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.

Когда ваши отчёты преобразятся, они станут в разы ценнее. Заказчики данных будут быстро получать ответы на свои вопросы, а набор сухих таблиц превратится в удобные и наглядные аналитические отчёты. Специалистов, которые умеют обрабатывать информацию и помогают принимать бизнес-решения ценят гораздо больше, чем тех, кто занимается простым заполнением непонятных таблиц.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Как отчитываемся?

Для Василия я пишу простой отчёт. Описываю сколько получил запросов, благодаря чему, какая средняя цена целевого действия. Предлагаю свой план на следующий месяц, например — как за те же деньги, получить больше запросов.

 

Название и точные данные по отчету, пришлось скрыть из-за NDA, но общая суть понятна, отчёт на одну страницу.
Представим, если я пишу такой-же отчет начальнику отдела интернет-маркетинга? Я бы прислал ссылку на ексель-документ, в котором подробно описаны все KPI. Отдельно идёт такой-же гугл-док с кратким итогом по месячной работе, и подробным планом на следующий месяц. В таком отчёте можно написать рекомендации для коллег.

 

По таким столбикам цифр, можно строить отличные графики и отслеживать эффективность.
Если вы снимаете статистику регулярно — стройте графики. По длинному ряду цифр невозможно понять ситуацию, допустим, вы каждый день замеряете количество посетителей на популярный блог, в тысячах:
62.9 63.0 63.4 63.6 63.2 63.0 62.5 62.8 63.5 62.3 63.4 63.1 62.4 62.7 63.2 62.1 62.3 63.1 62.8 63.3. Кажется вроде всё нормлаьно, объём устраивает, но стоит только построить график:

 

График не обманешь — стагнация.

Вычисления в отчете БД Access 2003

2010-06-06

Известно, что вычисляемые поля в базе данных Access 2003 используются для различных целей, в том числе и для проведения расчетов. Вычисляемые поля в Microsoft Access 2003 могут быть созданы как в запросе и форме, так и в отчете. Рассмотрим создание вычисляемых полей в отчете базы данных Access 2003. Для ввода выражения в отчете необходимо открыть отчет в режиме Конструктора и создать свободное текстовое поле, используя кнопку «ab» (Поле) на панели инструментов.

В свободное поле можно вводить выражение для выполнения вычислений, в этом случае оно становится вычисляемым. В вычисляемых полях можно использовать функции, а можно ввести выражение, использующее в качестве входных данных значения полей таблиц БД Access. Кроме того, в отчет можно вставить автономную текстовую метку, т.е. метку не связанную с текстовым полем, используя кнопку «Aa» (Надпись) на панели инструментов. «Надпись» используется для ввода какого-либо имени или чисел.

Рассмотрим создание вычисляемого поля в отчете Успеваемость на примере базы данных Training_students_O. Постановка задачи следующая: в отчете БД Access Успеваемость создать одно поле, в котором должна выводиться 100-бальная оценка, и другое поле, в которое должно выводиться текущее время. Для решения этой задачи откроем отчет Успеваемость в режиме конструктора (рис. 1).


Рис. 1.

Для создания вычисляемого поля в отчете Успеваемость, необходимо выполнить следующие действия:

1. Нажать кнопку «ab» (Поле) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете Успеваемость в «Области данных» в том месте, где планируется вставить свободное (вычисляемое) поле;

2. Удалить метку (в нашем случае Поле 30), которая вставляется вместе со свободным полем (слева от свободного поля), а затем установить курсор в поле «Свободный» (рис. 2) и ввести выражение (для отображения 100-бальной оценки в отчете): =()*20. В этом случае Свободное поле стало вычисляемым. Для ввода функций или выражений можно также использовать построитель выражений (кнопка «Построитель» на панели инструментов);


Рис. 2.

3. Нажать кнопку «Aa» (Надпись) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете Успеваемость в области «Верхний колонтитул » в том месте, где планируется вставить метку «Надпись»: 100-бальная оценка;

4. Установить курсор в метку и ввести текст: 100-бал. оценка (рис. 3);


Рис. 3.

5. Перейти в режим просмотра, выполнив щелчок по кнопке «Просмотр» (рис. 4), в отчете БД Access 2003 появились оценки по 100-бальной системе.


Рис. 4.

Для создания в области нижнего колонтитула отчета Access вычисляемого поля, отображающего текущее время, необходимо выполнить следующие действия:

6. Нажать кнопку «ab» (Поле) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете в области «Нижний колонтитул» в том месте, где планируется вставить свободное текстовое поле для функции «Текущее время»;

7. Удалить метку (в нашем случае Поле 31), а затем установить курсор в поле «Свободный» (рис. 5) и ввести функцию: =Time();


Рис. 5.

8. Для ввода функции =Time() в поле «Свободный» можно также использовать построитель выражений (вместо выполнения операции в предыдущем пункте), для этого необходимо щелкнуть на панели инструментов на пиктограмме «Построитель», откроется окно Построитель, в котором надо выделить «выражение» (рисунок 6), и щелкнуть ОК;

Рис. 6.

9. Откроется окно «Построитель выражений», в котором надо выбрать Встроенные функции, Дата/время, Time, (рисунок 7), затем выделить формулу и сохранить ее в буфере обмена, нажав клавиши Ctrl+C;


Рис. 7

10. Закрыть окно «Построитель выражений», установить курсор в поле «Свободный» и вставить формулу, нажав клавиши Ctrl+V (рисунок 5). В результате получим вычисляемое поле.;

11. Перейти в режим просмотра, выполнив щелчок по кнопке «Просмотр», в отчете БД Access появилось текущее время (на рисунок 8 представлен фрагмент нижнего колонтитула с текущим временем)


Рис. 8

12. Закройте окно отчета и базу данных Access 2003.

Характеристика, назначение современных субд.

Microsoft
Access
2003, 32-разрядная СУБД реляционного типа,
работающая в среде Windows 2003 /T/XP и более
поздних версиях. Этот программный
продукт является составной частью
интегрированного пакета Microsoft Office
Professional, относительно прост в изучении
и использовании, одинаково подходит
как для начинающих пользователей, так
и для профессионалов. К основным хар-кам
СУБД Access относятся:

— графический
многооконный интерфейс, позволяющий в
диалоговом режиме создавать таблицы,
формы, запросы, отчеты и макросы

— наличие развитых
диалоговых средств конструирования
(таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов)

— наличие специальных
инструментальных средств, автоматизирующих
работу, называемых мастерами

— наличие средств
соблюдения целостности данных на уровне
базы данных

— наличие средств
обеспечения безопасности данных (защита
паролем, ограничение уровня доступа и
возможность работы в многопользовательских
системах)

— использование
объектной технологии OLE для внедрения
в базу данных объектов различной природы
(текстов, электронных таблиц, рисунков)

— наличие собственного
языка программирования Visual Basic,
объектно-ориентированного языка для
разработки приложений пользователя,
обладающего свойством автономности от
СУБД и переносимости в другие приложения
MS
Office

— полная поддержка
языка запросов SQL

— возможность
интеграции данных из разных СУБД.

Следует более
подробно рассмотреть программные
продукты компании Microsoft.
Наиболее интересной чертой этих пакетов
являются их большие возможности
интеграции, совместной работы и
использования данных, так как данные
пакеты являются продуктами одного
производителя, а также используют
сходные технологии обмена данными.

VisualFoxPro
отличается высокой скоростью, имеет
встроенный объектно-ориентированный
язык программирования с использованием
диалектов xBase
и SQL
(Эти диалекты встроены во многие СУБД).
Имеет высокий уровень объектной модели.
При использовании в вычислительных
сетях обеспечивает как монопольный,
так и раздельный доступ пользователей
к данным.

Access
входит в состав самого популярного
пакета MS
Office.
Основные преимущества: знаком многим
конечным пользователям и обладает
высокой устойчивостью данных, прост в
освоении, может использоваться
непрофессиональным программистом,
позволяет готовить отчеты из баз данных
различных форматов. Программный пакет
Access
предназначен для создания отчетов
произвольной формы на основании различных
данных и разработки‚ некоммерческих
приложений.

VisualBasic— это
универсальный объектно-ориентированный
язык программирования, диалекты которого
встроены вAccess,
Visual
FoxPro.
Преимущества: универсальность, возможность
создания компонентов OLE,
невысокие требования к аппаратным
ресурсам ЭВМ. Применяется для создания
приложений средней мощности, не связанных
с большой интенсивностью обработки
данных, разработки компонентов OLE,
интеграция компонентов MS
Office.

Visual
С++
— наиболее
мощный объектно-ориентированный язык
программирования, обладает неограниченной
функциональностью. Этот язык предназначен
для создания компонентов приложений
для выполнения операций, критичных по
скорости.

SQLServer
сервер баз данных, реализует подход
клиент-сервер и взаимодействует с
указанными пакетами. Главные достоинства:
высокая степень защиты данных, мощные
средства для обработки данных, высокая
производительность. Область применения:
хранение больших объемов данных, хранение
высокоценных данных или данных, требующих
соблюдения режима секретности.

Указанные программные
продукты имеют возможности визуального
проектирования интерфейса пользователя,
то есть разработчик из готовых фрагментов
создает элементы интерфейса, программирует
только их изменения в ответ на какие-либо
события.

Дома сухой воздух. Что делать?

Шаг 1. Выберите поля для включения в отчет.

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать таблицу или запрос, который содержит нужное поле или поля.
  2. Выберите поле из списка слева и нажмите стрелку вправо,
    чтобы добавить его в отчет.
  3. Вы можете добавлять поля из нескольких таблиц или запросов, повторяя вышеуказанные шаги. После того, как вы добавили нужные поля, нажмите «Далее».

Для чего предназначен мастер создания отчетов в субд Microsoft Access и его основные возможности?

Создание
отчёта с помощью мастера

Мастер
позволяет создавать отчеты с группировкой
записей и представляет собой простейший
способ создания отчетов. Он помещает
выбранные поля в отчет и предлагает
шесть стилей его оформления. После
завершения работы Мастера полученный
отчет можно доработать в режиме
Конструктора.

Группировка
данных и вычисление итогов

С
помощью Мастера отчётов можно создать
отчёт, распределяющий данные по группам
и представляющий их в табличном формате.
Используя этот тип отчёта можно подвести
итоговые величины для каждой группы и
для всех групп по числовым полям.

Виды Х-отчетов

Помимо суточных и укрупненных данных, можно получать и документы по более узким показателям. Они мало чем отличаются от видов Z-отчетов, рассмотренных ранее, и включают:

  • Основную бумагу по чекам и наличным денежным средствам. Она отражает количество чеков за смену и сумму наличности в кассовом ящике;
  • По кассирам. Все данные выручки группируются по каждому отдельному кассиру;
  • По отделам. Аналогично группировке по кассирам, информация отражает группировку основного документа по отделам продаж;
  • По товарам. Используется для контроля товарных остатков и группировки данных по товарам;
  • Проверка активности продаж. Производится аналитика продаж по времени с определением наиболее высокой активности покупателей.

Виды отчетов в Google Analytics

Все отчеты в Аналитикс делятся на стандартные и специальные.

Из стандартных отчетов вы уже можете составить четкую картину дел по сайту. Давайте пройдемся по ним и узнаем, что полезного вы можете из них узнать.

1.Отчеты в режиме реального времени. В чем их фишка – вы видите картину по сайту на данный момент.

Можно увидеть, сколько человек на сайте, на каких страницах, по каким ключевым словам пришли, и сколько времени провели на сайте, их местоположение и количество текущих конверсий.

Такая себе «скрытая камера» — сиди и смотри, кто передвигается по сайту, и что делает. Честно говоря, ценности от этих отчетов в долгосрочной перспективе мало, но следить интересно.

  1. Отчеты по аудитории. Эти отчеты помогают лучше узнать свою аудиторию: пол, возраст, географию, интересы, родной язык, поведение, с каких устройств и браузеров к вам заходят, и много другой информации. Также можно отследить путь пользователя по сайту – куда зашел, по каким страницам прошелся, с какой вышел.

Полезный отчет «Сравнение» – с его помощью можно сравнить свои показатели со средними по отрасли, понять, насколько вы конкурентноспособны.

  1. Отчеты по источникам трафика. Помогают понять, откуда вы получаете больше всего трафика, и отследить количество конверсий по каждому источнику, количество отказов. По карте эффективности можно понять, какой канал привлекает наиболее заинтересованную аудиторию.
  2. Отчеты по поведению. Эти отчеты помогают понять, как пользователи перемещаются по сайту и взаимодействуют с контентом. Например, карта поведения покажет, какие материалы наиболее интересны, и поможет выявить проблемные места на сайте.
  3. Отчеты по конверсиям. Отслеживайте, достигают ли пользователи заданных целей. Отчеты из раздела «Электронная торговля» помогут проанализировать данные о покупках и транзакциях, и понять, насколько хорошо работает ваш интернет-бизнес. Чтобы отчет корректно работал, нужно провести ряд настроек.

Это стандартные отчеты в Google Analytics, которые создаются одним кликом. Но если хотите большего – нужно научиться создавать свои личные, пользовательские (или кастомные) отчеты.

Зачем нашему организму клетчатка, если он её не переваривает

Создайте отчет в нескольких медийных форматах, используя преимущества каждого

Сейчас обязательной стала электронная версия годового отчета. Она позволяет предложить целевой аудитории именно ту информацию, которая ее интересует. Электронная версия предлагает основные факты, наиболее важную информацию, а также ссылки на отдельные разделы. Это упрощает доступ к информации без необходимости листать всю PDF-версию отчета.

Look at the full-sized visualization

Look at the full-sized visualization

Look at the full-sized visualization

Look at the full-sized visualization

Look at the full-sized visualization

Есть еще один интересный формат, который мы часто используем в собственных проектах Top Lead, — инфографический отчет. Это годовой отчет, но не определенной компании, в документе идет речь об отдельной индустрии. В 2018 году наш инфографический отчет Energy Industry in Ukraine стал финалистом на конкурсе Content Marketing Awards.

Что делать с отчетом дальше

Готовый отчет можно отправлять заинтересованным лицам в разных форматах.

Настройки доступа. Самый простой способ расшарить его клиентам, начальству или коллегам с помощью стандартных для продуктов Google настроек доступа. Чтобы открыть их, кликаем на иконку «Поделиться отчетом» рядом с вашей аватаркой (1).

Расшариваем отчет Google Data Studio

Скачиваем отчет в PDF

Так отчет точно будет приходит в срок всем заинтересованным лицам

Копирование. Наконец, построенный один раз отчет удобно использовать в качестве шаблона. Просто скопируйте его, кликнув иконку в верхней панели, подключите нужные аккаунты и представления Google Analytics, другие источники данных. При необходимости – добавьте или уберите элементы. Так быстрее, чем каждый раз формировать отчет с нуля.

Создаем копию и подключаем другие источники данных

На этом все. Надеюсь статья поможет вам освоить и внедрить новый инструмент, который сэкономит время на рутинных операциях.

Как оформлять и отправлять отчет клиентам и руководству

Часто у клиентов нет возможности вникать в подробности или нет времени посмотреть отчет именно сейчас, а это может сказаться на оплате счета и дальнейшем сотрудничестве. Поэтому рекомендую добавлять к отчету текстовые блоки с пояснением графиков и цифр, которые помогут клиенту быстро сориентироваться в ситуации.

В пояснения обычно входят описания метрик или иных показателей, а также краткие комментарии по каждому или нескольким блокам.

Пример разбора метрик в отчете

Также не поленитесь составить сопроводительное письмо к отчету, в котором кратко изложите методы, инструменты, цели и результаты за период. Тогда клиент еще до детального знакомства с отчетом поймет, что все в порядке — команда работает и результаты есть.

За основу для сопроводительного письма можно взять выводы из отчета и самые важные комментарии к блокам. Но заменять отчет письмом все же не стоит, даже если ваши отчеты не читают, их все равно хранят: например, маркетолог может отчитываться перед руководством на основании ваших отчетов.

Создание базы данных в MS Access 2010: инструкция и отличия от версии 2007

Несмотря на то, что недавно вышла последняя версия популярнейшего офисного пакета Microsoft Office 2016, часть пользователей отдает предпочтение старым, проверенным программам и Access 2010 – не исключение. Давайте рассмотрим создание базы данных в Access 2010 пошагово.

Описание

MS Access 2010 – очередная версия популярной системы управления базами данных, которая покоряет пользователей простотой, понятным графическим интерфейсом, функциональностью и производительностью. Приложение приходит на помощь, когда функционала MS Excel уже не хватает.

Во время работы с большими объемами информации необходима возможность создавать полнофункциональные выборки, на что табличный редактор не способен. В функциональном плане она несущественно отличается от своей предшественницы, а вот интерфейс и группировка элементов претерпели некоторые изменения.

Различия MS Access 2007 и 2010

Рассмотрим нововведения, появившиеся в Access 2010:

  • создание базы данных, ориентированную на работу с веб-сервисами;
  • размещение БД на личном сервере SharePoint для общего доступа к данным и их редактированию;
  • выбор готового шаблона под конкретные цели, который успешно редактируется;
  • улучшен режим таблицы, создающий атрибуты без указания типа данных (определяется автоматически);
  • появилась лента, группирующая элементы управления и упрощает поиск нужной функции;
  • добавление эффективных средств создания объектов, с помощью которой создается форма, отчет, таблица или запрос в один клик;
  • добавлены новые макеты, разрешающие создавать кастомизированные формы и отчеты;
  • улучшены средства сортировки и фильтрации;
  • импорт данных в XPS и PDF файлы;
  • повышена стабильность работы и оптимизировано потребление ресурсов компьютера.

Внимание! Чтоб открыть созданный в Access 2010 файл в версии 2007 и ниже, нужно сохранить его в формате .mdb

Создание БД

Учитывая тот факт, что критических нововведений в функциональном плане нет, рекомендуется использовать инструкцию из статьи «Создание базы данных в Access 2007». Единственной особенностью стала частичная миграция некоторых элементов управления, но отыскать их на новой интуитивно понятной ленте не составит труда.

Теперь вы знаете процесс создания базы данных в Access 2010 пошагово, а также осведомлены о ключевых различиях двух популярных версий офисного приложения.

Доработка отчета в режиме Конструктора

При
переводе отчета в режим Конструкторана
экране можно увидеть все зоны его
построения (рис. 32).

Рис.
32. Отчет в режиме Конструктора

В
заголовок помещается текст из шапки
макета отчета. После работы мастера
текст заголовка можно и нужно изменить,
так как, задавая имя отчету на последнем
шаге, обычно придерживаются правил
файловой системы, а заголовок требует
выполнения правил правописания, поскольку
является текстом. В зоне заголовка можно
поместить небольшой сопроводительный
текст. Это может быть сообщение или
приказ. Зона заголовка для дополнительного
текста увеличивается и так же, как в
форме, выполняется с помощью инструмента
Надпись.
Если
же текст большой, лучше экспортировать
отчет в Word.

В
верхний и нижний колонтитулы обычно
помещают заголовки полей, номера страниц
и даты. При определении содержания этих
разделов следует исходить из требований
к оформлению отдельных страниц отчета.
Названия полей могут быть непонятными
для тех, кто будет читать отчет, поэтому
их можно изменять точно так же, как и
присоединенные надписи в форме.

В
области данных размещаются поля таблиц
базы данных или запросов. Они являются
связанными, поэтому изменять их нельзя.

Если
в режиме Мастерпроведена
группировка записи по полю, окно
конструктора отчетов имеет дополнительные
разделы: Заголовок
группыи
Примечание
группы.
В
первом, как правило, размещаются поля,
по которым производится группировка.
В разделе Примечание
группымогут
быть расположены выражения для подведения
итогов по группе. Допускается до 10
уровней группировки выводимых записей.

Элементами
разделов отчета, кроме полей таблиц или
запросов
, на которых строится отчет,
являются также тексты подписей, кнопки
управления, внедряемые объекты, линии,
прямоугольники и т.п. Для них имеются
соответствующие кнопки на панели
элементов. Свойства каждого элемента,
а также раздела и отчета в целом, могут
быть уточнены. Технология размещения
элементов и определения их свойств
практически такая же, как и в конструкторе
форм.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий